Manajemen Perusahaan
Tujuan Perusahaan
Setiap Perusahaan didirikan untuk suatu tujuan yang ingin dicapai, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang. Adapun Tujuan Jangka Panjang antara lain :
1. Kelangsungan Hidup ( Survival )
2. Profitability
3. Sustainable Growth
Tujuan tersebut dapat dicapai bila perusahaan mengelola secara optimal segala sumber-sumber yang dimilikinya. Dalam ilmu manajemen dikenal beberapa sumber yang dikelola oleh perusahaan yakni : Manusia, dana, bahan baku ( dasar ), mesin-mesin ( tenaga ) dan teknologi
Fungsi-Fungsi Manajemen
Dalam ilmu manajemen dikenal berbagai fungsi manajemen, yang ditemukan dan dikembangkan oleh banyak ahli dibidang ini. Beberapa diantara fungsi-fungsi tersebut :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan.
Fungsi Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu fungsi manajer yang mencakup pemilihan kegiatan yang akan dijalankan, bagaimana menjalankan dan kapan dimulai dan selesainya. Perencanaan juga merupakan suatu proses pengambilan keputusan yang mengandung unsur-unsur fakta, asumsi dan kegiatan yang dipilih dan akan dilakukan di masa mendatang. Perencanaan yang baik selalu didasarkan pada kenyataan, tidak terlalu optimist atau sebaliknya. Perencanaan tidak pula didasarkan kepada kehendak atau subjektifitas si perencana. Tentu saja diperlukan data yang relevan untuk membantu proses perencanaan yang baik. Data tersebut dikumpulkan dan dianalisis untuk kemudian dipakai sebagai dasar perencanaan
Pada fungsi perencanaan, seorang manajer melakukan berbagai bentuk kegiatan perencanaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Sejak mulai perusahaan didirikan, ia sudah harus merencanakan banyak hal, yaitu :
1. Produk apa yang akan dibuat dan dijual, yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan konsumen.
2. Berapa jumlah setiap produk yang akan diproduksi, supaya dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen.
3. Berapa jumlah dana yang diperlukan baik untuk modal kerja maupun modal tetap.
4. Jumlah karyawan yang dibutuhkan beserta kualifikasinya, sehingga memenuhi kebutuhan akan jumlah dan ketrampilannya
Manfaat Perencanaan
Perencanaan menyangkut kegiatan-kegiatan di masa yang akan datang. Perencanaan merupakan suatu cara untuk mengekspresikan apa yang “ dilihat “ di masa mendatang atau apa yang diperkirakan akan terjadi dan bagaimana langkah menghadapinya. Selain itu terdapat beberapa manfaat yang lain dari perencanaan adalah :
1. Dipakai sebagai alat pengawasan dan pengendalian kegiatan sehari – hari perusahaan.
2. Merupakan pedoman penyusunan kegiatan-kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan.
3. Dengan adanya rencana segala kegiatan dapat dilakukan dengan tertib dan teratur sesuai dengan tahapan-tahapan yang semestinya.
Keterbatasan-Keterbatasan Perencanaan
Faktor-faktor Pembatas suatu rencana :
1. Fleksibilitas, yakni kemampuan untuk mengatakan perubahan atau penyesuaian terhadap situasi yang berubah, baik ditinjau dari sudut fleksibilitas pembuat rencana maupun fleksibiltas rencana itu sendiri. Karena itu dituntut adanya kesiapan atau jalan keluar apabila rencana yang disusun ternyata dalam pelaksanaannya mengalami hambatan.
2. Biaya, yakni biaya yang dikeluarkan untuk penelitian-penelitian pendahuluan maupun untuk peramalan situasi mendatang. Dalam hal mengadakan penelitian, biaya yang dikeluarkan adalah sangat besar, sehingga tidak jarang perusahaan hanya membuat perkiraan-perkiraan secara sederhana saja.
3. Waktu yang tersedia untuk menyusun rencana pada umumnya sangat terbatas. Karena para eksekutif perusahaan selalu disibukkan dengan pekerjaan-pekerjaan rutin yang mendesak untuk diselesaikan maka waktu yang tersedia untuk membuat rencana menjadi sangat sedikit, sehingga rencana kadang-kadang hanya dibuat dalam garis besarnya saja.
4. Rencana dibuat berdasarkan data masa lampau dan asumsi tentang masa depan. Karena asumsi yang disusun berdasarkan data masa lampau, sehingga apa yang diasumsikan belum tentu berlaku sehingga apa yang direncanakan ternyata sulit untuk dilaksanakan.
Jenis-Jenis Perencanaan
Perencanaan dapat dibedakan atas :
1. Perencanaan Jangka Panjang, Perencanaan jangka panjang pada dasarnya mencakup kegiatan-kegiatan dan kebijakan-kebijakan yang akan dilakukan dalam kurun waktu yang panjang
2. Perencanaan Jangka Pendek, meliputi kegiatan-kegiatan atau kebijakan-kebijakan myang akan di ambil dalam kurun waktu yang pendek, biasanya tidak lebih dari satu tahun.
3. Perencanaan Fisik, merupakan perencanaan yang menyangkut pembangunan fisik yang diperlukan di masa mendatang.
4. Perencanaan fungsional menyangkut fungsi-fungsi tertentu atau yang berkaitan dengan fungsi-fungsi di dalam perusahaan seperti perencanaan produk, perencanaan produksi, perencanaan finansial dsb.
5. Perencanaan menyeluruh merupakan perencanaan yang menyangkut segala aspek di dalam maupun di luar perusahaan.
Pengorganisasian
Pengorganisasian ( organizing ) merupakan suatu fungsi manajemen yang dipandang sebagai alat yang dipakai oleh orang-orang atau anggota organisasi untuk mencapai tujuan bersama secara efektif. Dalam fungsi ini orang-orang atau anggota organisasi tersebut dipersatukan melalui pekerjaan masing-masing yang pekerjaan-pekerjaannya tersebut saling berhubungan satu sama lain.
Organizing berasal dari kata organism, yaitu pembentukan suatu susunan yang terdiri dari bagian-bagian yang terintegrasikan sedemikian rupa oleh hubungan-hubungan tertentu antar bagian tersebut. Dalam suatu organisasi, bagian-bagian tersebut adalah orang atau anggota-anggotanya yang satu sama lain mempunyai hubunganyaitu melakukan pekerjaan masing-masing demi tercapainya tujuan bersama.
Pendekatan Dalam Pengorganisasian
Fungsi pengorganisasian dapat dilakukan dengan tiga pendekatan :
1. Pendekatan Pekerjaan, adalah pengorganisasian yang dilakukan dengan terlebih dahulu memerinci pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh anggota organisasi secara keseluruhan, kemudian mengelompokkan dan mengolong-golongkannya menjadi beberapa satuan aktivitas organisasi. Dengan berdasarkan satuan-satuan aktivitas dalam masing-masing kelompok itulah dilakukan pengorganisasian.
2. Pendekatan Individu, adalah suatu cara pengorganisasian yang berdasarkan pada keadaan yang ada pada masing-masing anggota seperti : Kecakapan ( Skill ), pengalaman, kemampuan dan sebagainya. Tugas yang diberikan kepada setiap anggota organisasi didasarkan pada kecakapan masing-masing sehingga pengorganisasiannya lebih mudah untuk dilaksanakan.
3. Pendekatan Tempat Kerja, adalah pengorganisasian dengan lebih berpegang pada tempat dan fasilitas pekerjaan yang terdiri dari alat-alat fisik ( mesin, penerangan , ruangan, tempat duduk dan sebagainya ) maupun lingkungan kerja. Dengan kata lain, pengorganisasian di sini dilakukan dengan memperhatikan tempat-tempat masing-masing anggota organisasi
Manfaat Pengorganisasian
1. Dapat lebih mempertegas hubungan antara anggota yang satu dengan yang lain, baik dalam tingkatan yang sama maupun yang berbeda.
2. Dengan adanya struktur organisasi ( sebagai pedoman pelaksanaan pengorganisasian ) yang baik, setiap anggota dapat mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab.
3. Dengan adanya pengorganisasian, setiap anggota organisasi dapat mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggungjawab masing-masing sesuai dengan posisinya dalam struktur organisasi.
4. Dengan adanya pengorganisasian yang baik maka dapat dilaksanakan pendelegasian wewenang dalam organisasi secara tegas; sehingga setiap anggota organisasi mempunyai kesempatan yang sama untuk berkembang.
5. Dengan pengorganisasian yang baik akan tgercipta pola hubungan yang baik antar anggota organisasi, sehingga memungkinkan tercapainya tujuan bersama secara lebih mudah.
Struktur Organisasi
Sebagai pedoman pelaqksanaan fungsi ini, dikenal struktur organisasi: yakni suatu kerangka tertentu yang dipakai untuk menunjukkan pola hubungan antar anggota organisasi; agar dapat bekerja bersama-sama secara harmonis.
Dalam pengorganisasian, sebagai pedoman pelaksanaan fungsi ini, dikenal struktur organisasi, yaitu suatu kerangka tertentu yang dipakai untuk menunjukkan pola hubungan antar anggota organisasi; agar dapat bekerja bersama-sama secara harmonis. Dalam literatur manajemen dikenal adanya Organisasi Garis. Organisasi Fungsional dan Organisasi Garis dan staf.
1. Struktur organisasi garis adalah suatu bentuk organisasi yang wewenang dan tanggungjawabnya mengikuti jalur / garuis vertikal. Artinya seorang atasan mempunyai wewenang pada bawahan yang ada dibagiannya, atau sebaliknya seseorang hanya bertanggungjawab pada satu orang atasan saja.
2. Struktur Organisasi Garis dan Staf, merupakan penyempurnaan bentuk organisasi garis di atas. Organisasi ini timbul bila pimpinan merasa kesulitan dalam memecahkan persoalan-persoalan sendiri dan perlu bantuan seorang staf. Dan dalam posisi sebagai staf, mereka tidak mempunyai wewenang komando.
3. Struktur Organisasi Fungsional, merupakan bentuk lain dari struktur organisasi yang penyusunannya didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut. Pada struktur ini para pelaksana ( karyawan ) menerima perintah dari pimpinan dari satuan-satuan organisasi yang ada edan bertanggungjawab kepada mereka juga.
Dasar-Dasar Penyusunan struktur Organisasi
Dasar – dasar penyususnan struktur organisasi
1. Berdasarka Fungsi, dilakukan dengan melalui pengelompokan fungsi-fungsi yang sama. Fungsi yang sama tersebut kemudian diletakkan dalam satu unit atau bagian organisasi.
2. Berdasarkan Produk, dilakukan dengan menurut jenis-jenis produk yang dihasilkan oleh perusahaan
3. Berdasarkan Geografi, yaitu dengan membagi wilayah pemasaran menjadi beberapa wilayah
4. Berdasarkan Langganan, artinya pembentukkan bagian-bagian dalam organisasi didasarkan pada golongan atau macam langganan perusahaan yang bersangkutan
Pengarahan
Segala sesuatu yang telah direncanakan dan diorganisasikan tidak mungkin berjalan apanila tidak diarahkan dan diberitahu tentang apa yang harus mereka kerjakan. Pengarahan merupakan usaha yang berkaitan dengan segala sesuatu agar seluruh anggota organisasi / lembaga dapat melaksanakan bagian pekerjaannya dan bekerja sama untuk mencapai tujuannya.
Fungsi pengarahan tampaknya bisa dilaksanakan oleh setiap orang dengan mudah. Tetapi apabila kita melihat dua kelompok dalam organisasi yang berperan yaitu atasan (yang mengarahkan) dan bawahan (yang diarahkan), maka fungsi tersebut sulit dilaksanakan. Atasan sebagaiyang mengarahkan menghendaki agar bawahan bersedia untuk melaksanaan pekerjaan sebaik mungkin. Sebaliknya bawahan yang mempunyai keinginan / kebutuhan individu, diharapkan bersedia melaksanakan yang diperintahkan atasan. Untuk itu masing-masing pihak mengharapkan kepuasan tertentu sesuai dengan tujuan, keinginan / kebutuhannya
Aspek-Aspek Pengarahan
Agar suatu pengarahan dapat berhasil, perlu kiranya seorang atasan mengtahui aspek-aspek pengarahan .tiga aspek pokok pengarahan yaitu Kepemimpinan, motivasi dan pengembangan komunikasi ( dalam hubungannya dengan pemberitaan perintah )
1. Kepemimpinan,
adalah proses mengarahkan dan mempengaruhi aktivitas-aktivitas anggota kelompok yang berkaitan dengan tugasnya. Dari pengertian tersebut dapat ditunjukkan tiga unsur yaitu menyangkut pengaruh pimpinan, bawahan ( pengikut ), pembagian kekuasaan atau power. Dalam kehidupan sehari-hari yang tampak yaitu adanya bawahan yang tunduk / setia kepada atasan atau sebaliknya. Mengapa demikian ? Hal ini disebabkan atasan / pimpinan memiliki power / kekuasaan sehingga mampu mengarahkan dan mempengaruhi bawahan agar bersedia melaksanakan tugas-tugasnya.
Kekuasaan atau power adalah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang lain sehingga prilaku orang tersebut sesuai dengan yang diharapkan oleh orang yang mempunyai power tersebut.
Seorang pimpinan ditaati oleh bawahan bisa karena berbagai wewenang / kuasa yaitu :
1. Wewenang formal / sah, yaitu kuasa yang diperoleh berdasarkan aturan formal organisasi.
2. Wewenang bawaan, yaitu kuasa yang berdasarkan perilakunya sebagai panutan / tauladan
3. Wewenang ahli, yaitu kuasa yang berdasarkan perilakunya sebagai panutan / tauladan.
4. Wewenang paksaan, yaitu kuasa yang berdasarkan kemampuan memberikan hukuman / paksa
5. Wewenang hadiah, yaitu kuasa yang berdasarkan kemampuan memberi imbalan
Bagaimana seorang pemimpin bersikap dan berhubungan dengan tugas dan anggota organisasi ? Secara garis besar bisa dibedakan mejadi dua orientasi yaitu
1. Orientasi Tugas, berarti perilaku pimpinan akrab / hangat dan sangat memperhatikan berbagai tugas dalam organisasi.
2. Orientasi Anggota Organisasi, berarti perilaku pimpinan akrab / hangat dan sangat memperhatikan para anggota organisasi.
Keberhasilan seorang pimpinan selain karena dirinya juga tergantung situasi bawahan ( antara lain motivasi dan pemberian perintah yang baik.
2. Motivasi,
Motivasi adalah segala sesuatu yang mengarahkan dan mendorong seseorang berperilaku tertentu atau paling tidak berkeinginan untuk berperilaku tertentu. Berbagai teori motivasi telah dikemukakan oleh para ahli, seperti :
a. Teori motivasi klasik ( Model tradisional ) oleh F.W.Taylor :
Konsepsi dasar teori ini adalah bahwa seseorang akan bersedia bekerja dengan baik apabila orangitu berkeyakinan akan memperoleh imbalan yang ada kaitannya langsung dengan kerjanya.
b. Teori Hubungan kemanusiaan oleh Elton Mayo
Teori ini menyatakan bahwa karyawan membutuhkan hubungan sosial yang sehat. Dorongan untuk bekerja banyak dari pemenuhan kebutuhan yang bersifat sosial. Sebaliknya rasa bosan dan rasa tidak menyumbangkan dalam kegiatan perusahaan menghambat lancarnya pencapaian tujuan perusahaan. Dalam kondisi ang demikian pimpinan harus memperhatikan kebutuhan-kebutuhan mereka, sehingga trcipta iklim hubungan kerja kemanusiaan
c. Teori motivasi kebutuhan A.H. Maslow
Teori ini menyatakan bahwa karyawan yang kebutuhannya dipenuhi akan mendukung tercapainya tujuan perusahaan. Tentunya dukungan karyawan sesuai denga bidang dan keahliannya masing-masing. Menurut Maslow terdapat lima tingkat kebutuhan yang sebaiknya dipenuhi. Kebutuhan-kebutuhan tersebut : kebutuhan fisik, kebutuhan keamanan, kebutuhan sosial , kebutuhan akan harga diri dan kebutuhan aktualisasi diri.
Pada umumnya pimpinan berusaha memberi motivasi positif baik berupa pemenuhan kebutuhan , pujian, insentif dalam bentuk uang / materi dan lain-lain. Tetapi di samping itu dapat pula motivasi negatif digunaan agar karyawan bersedia melaksanakan suatu pekerjaan motivasi negatif berupa teguran, hukuman,dan sebagainya.
3. Pengembangan Komunikasi,
Komunikasi adalah kegiatan-kegiatan untuk saling memberi keterangan dan ide secara timbal balik, yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam sebuah organisasi pada dasarnya terdapat tiga macam keterangan-keterangan dan ide-ide yang secara struktural mengalir yaitu :
a. Yang disampaikan oleh pimpinan, kegiatannya disebut komunikasi ke bawah, berupa instruksi keterangan umum, perintah, teguran pujian, himbauan.
b. Yang disampaikan oleh bawahan, komunikasi ke atas ( Up ward communication ), dsapat berupa laporan, keluhan, pendapat saran .
c. Yang disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi, Horizontal communication ), berupa pemeriksaan berturut-turut untuk mendapatkan persetujuan, pemeriksaan secara bersama-sama untuk memperoleh perwetujuan
Pengkoordinasian
Pengkoordinasian merup;akan fungsi untukmenyelaraskan seluruh kegiatan anggota organisasi demi tercapainya tujuan bersama. Beberapa manfaat fungsi pengkoordinasian :
1. Menciptakan keseimbangan tugas maupun hal antara setiap bagian dalam organisasi maupun antara setiap anggota dalam bagian-bagian tersebut.
2. Mengingatkan setiap anggota bahwa mereka bekerja untuk tujuan bersama, sehingga tujuan-tujuan individu yang bertentang dengan tujuan bersama tersebut dapat dihilangkan.
3. Menciptakan efisiensi yanag tinggi. Pekerjaan-pekerjaan yang terkoordinasi akan menghasilkan sesuatu yang lebih baik dari pada pekerjaan – pekerjaan yang dilakukan tanpa kordinasi
4. Mnciptakan suasana kerja yang rukun, damai dan menyenangkan. Para anggota saling menghargai satu sama lain karena mereka sadar bahwa mereka bekerja bersama untuk kepentingan bersama.
Pengawasan
Pada dasarnya pengawasan merupakan tindaklanjut dari keempat fungsi terdahulu. Pengawasan adalah proses mencakup beberapa hal, yakni :
1. Penentuan “ apa “ yang akan dicapai atau dituju pleh organisasi.
2. Penentuan “ apa “ yang harus dipegang sebagai pedoman, yakni standard
3. Penelaahan “ apa “ yang sedang dilakukan saat ini dan penganalisisannya lebih lanjut.
4. Penentuan tindakan “ apa “ yang harus diambil sebagai langkah perbaikan bila ternyata kegiatan tersebut menyimpang dari rencana yang telah dibakukan dalam standard
Pengawasan merupakan proses lanjutan, oleh sebab itu pengawasan selalu berpedoman pada tujuan yang tertuang ke dalam fungsi-fungsi sebelumnya
Secara terperinci dapat diuraikan langkah-langkah proses pengawasan sbb :
1. Penentuan standar sebagai dasar pengawasan
2. Pengukuran penampilan ( Performance )
3. Menganalisis dan mengevaluasi performance
4. Mengambil tindakan-tindakan perbaikan
